1.設(shè)備檔案放哪些東西

儀器設(shè)備檔案的記錄應(yīng)至少應(yīng)包括以下八個(gè)方面的內(nèi)容:

(1)設(shè)備及其軟件的識(shí)別,；

(2)制造商名稱,、型號(hào)、出廠編號(hào);

(3)對(duì)設(shè)備是否符合規(guī)范的核查;

(4)儀器設(shè)備存放的位置;

(5)制造商的說明書，或指明其存放地點(diǎn);

(6)所有檢定/校準(zhǔn)、核查報(bào)告和證書;

(7)設(shè)備維護(hù)計(jì)劃以及維護(hù)記錄,；

(8)設(shè)備的任何損壞、故障,、改裝或修理,。 

儀器設(shè)備檔案管理是一個(gè)動(dòng)態(tài)、持續(xù)的過程,。儀器設(shè)備檔案包括儀器設(shè)備的采購,、驗(yàn)收、使用,、維護(hù),、維修等環(huán)節(jié)形成的文件材料，能夠準(zhǔn)確地,、完整的反映設(shè)備從采購到報(bào)廢整個(gè)過程的狀態(tài)信息,。

2.設(shè)備檔案管理中的問題

⊙檔案管理制度不完善

部分檢驗(yàn)檢測(cè)實(shí)驗(yàn)室沒有根據(jù)自身情況，創(chuàng)建有效的儀器設(shè)備檔案管理制度,，明確相關(guān)部門以及人員職責(zé),，缺乏有效的檔案管理監(jiān)管機(jī)制。

⊙檔案管理意識(shí)不強(qiáng)

儀器設(shè)備檔案管理意識(shí)不強(qiáng),，主要體現(xiàn)在部分檢驗(yàn)檢測(cè)實(shí)驗(yàn)室,，雖然制定了相應(yīng)的檔案管理規(guī)程，但因?qū)x器設(shè)備檔案管理工作的重要性認(rèn)識(shí)不足,，導(dǎo)致相關(guān)制度形同虛設(shè),，儀器設(shè)備檔案工作落實(shí)不到位。

⊙檔案管理人員隊(duì)伍力量薄弱

目前,，部分實(shí)驗(yàn)室的儀器使用部門都沒有設(shè)置儀器設(shè)備檔案管理員,。部分實(shí)驗(yàn)室雖然在儀器使用部門設(shè)置了儀器設(shè)備檔案管理員，但由于缺乏檔案管理專業(yè)知識(shí),、不清楚究竟應(yīng)該怎樣進(jìn)行設(shè)備檔案管理工作,，無法正確的、及時(shí)地收集,、整理和歸檔儀器設(shè)備檔案資料,。另外，實(shí)驗(yàn)人員流動(dòng)變化大,，有時(shí)候會(huì)存在因交接不到位而導(dǎo)致檔案工作脫節(jié)的現(xiàn)象,。

⊙檔案利用率低

目前儀器設(shè)備檔案的一個(gè)比較大的問題是檔案材料收集不全，常常檔案材料只收集了儀器設(shè)備招標(biāo)采購及驗(yàn)收相關(guān)材料,，隨后使用過程中形成的檢定/校準(zhǔn)/核查,、期間核查、維護(hù),、維修,、甚至改動(dòng)材料收集不完整或未收入檔案。

另外,，因大部分檢驗(yàn)檢測(cè)實(shí)驗(yàn)室的儀器設(shè)備檔案管理,，還基本停留在紙質(zhì)材料的階段，檔案查詢不方便,。

3.問題的解決對(duì)策

針對(duì)儀器設(shè)備檔案管理存在的問題,，檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)可采取以下對(duì)策:

⊙完善制度，規(guī)范儀器設(shè)備檔案管理

檢驗(yàn)檢測(cè)實(shí)驗(yàn)室根據(jù)自身情況創(chuàng)建有效的儀器設(shè)備檔案管理制度,，規(guī)范儀器設(shè)備檔案管理,。例如，制定嚴(yán)格的檔案管理操作程序,，規(guī)范儀器設(shè)備檔案材料的收集,、立卷歸檔、利用,、銷毀等工作流程,，統(tǒng)一設(shè)備檔案記錄格式，明確歸檔內(nèi)容,、歸檔時(shí)間,、檔案存放場(chǎng)地的環(huán)境設(shè)施要求、儀器設(shè)備使用及管理部門的任務(wù)分工,、儀器設(shè)備檔案管理員崗位職責(zé)等等,。此外，檢驗(yàn)檢測(cè)實(shí)驗(yàn)室還應(yīng)制定監(jiān)督和考核機(jī)制,，以便對(duì)儀器設(shè)備檔案管理工作進(jìn)行檢查和督促,。 

⊙提高儀器設(shè)備檔案重要性的認(rèn)識(shí)

首先,，需要檢驗(yàn)檢測(cè)實(shí)驗(yàn)室的領(lǐng)導(dǎo)帶頭提高對(duì)儀器設(shè)備檔案重要性的認(rèn)識(shí)，了解儀器設(shè)備檔案管理對(duì)于實(shí)驗(yàn)室管理的重要作用,。其次,，實(shí)驗(yàn)室可通過培訓(xùn)、貼宣傳資料等方式,，有針對(duì)性地宣傳檔案意義及本實(shí)驗(yàn)室儀器設(shè)備檔案管理的體系文件,，普及儀器設(shè)備檔案管理知識(shí)，提升員工儀器設(shè)備檔案管理意識(shí),。

⊙加強(qiáng)儀器設(shè)備檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè)

儀器設(shè)備從招標(biāo)采購到報(bào)廢,，周期很長，期間涉及多部門,、人員,，因此做好儀器設(shè)備檔案管理工作需要相關(guān)部門合力才能完成。檢驗(yàn)檢測(cè)實(shí)驗(yàn)室可以組建一支由儀器設(shè)備管理部門總管,，儀器使用部門派人協(xié)助的儀器設(shè)備檔案管理隊(duì)伍,。利用各部門在儀器設(shè)備檔案管理中分工的不同，有機(jī)協(xié)調(diào)地進(jìn)行儀器設(shè)備檔案的建立到銷毀整個(gè)過程的收集,、歸檔工作,，實(shí)現(xiàn)儀器設(shè)備的動(dòng)態(tài)管理。

定期組織人員進(jìn)行檔案管理學(xué)習(xí)及培訓(xùn),，強(qiáng)化人員儀器設(shè)備檔案管理能力,，加深各個(gè)部門的儀器設(shè)備檔案管理員對(duì)自身崗位職責(zé)的理解，比如,，儀器管理部門的檔案管理員,，應(yīng)積極主動(dòng)與儀器使用部門的檔案管理員進(jìn)行聯(lián)系，及時(shí)收集并歸檔儀器設(shè)備在安裝調(diào)試及使用過程中產(chǎn)生的一系列記錄資料,。

組織應(yīng)制定適當(dāng)崗位激勵(lì)政策,，提高儀器設(shè)備檔案管理員工作的積極性。

⊙建立動(dòng)態(tài)的儀器設(shè)備臺(tái)賬

儀器設(shè)備檔案管理的最終目的是為了有效地利用檔案,。檢驗(yàn)檢測(cè)實(shí)驗(yàn)室需建立可以實(shí)時(shí)更新的儀器設(shè)備臺(tái)賬,，尤其是電子臺(tái)賬，方便使用者查閱及統(tǒng)計(jì)儀器相關(guān)信息,。臺(tái)賬信息包括儀器設(shè)備的名稱,、型號(hào)、生產(chǎn)廠家,、出廠編號(hào),、使用部門、購置日期,、固定資產(chǎn)編號(hào),、采購價(jià)格,、檢定/校準(zhǔn)/核查、期間核查,、儀器運(yùn)行狀態(tài),、是否已報(bào)廢、檔案借閱情況等信息,，隨時(shí)可以應(yīng)對(duì)各項(xiàng)報(bào)表，包括經(jīng)常統(tǒng)計(jì)的固定資產(chǎn)總價(jià)值,、報(bào)廢的設(shè)備統(tǒng)計(jì)總表等,。

⊙嚴(yán)格檔案的借閱制度

為了保證儀器設(shè)備檔案資料的完好，應(yīng)建立嚴(yán)格的檔案借用,、歸還,、交接驗(yàn)收制度，避免其丟失,。經(jīng)常使用的儀器設(shè)備的操作手冊(cè)等隨機(jī)技術(shù)文件,，在辦理歸檔手續(xù)后，可復(fù)印相關(guān)材料給使用部門:如果復(fù)印比較困難的,，可在使用部門辦理檔案借閱登記后,，將相關(guān)材料長期保存在使用部門，由使用部門派專人保管,。

⊙推進(jìn)儀器設(shè)備檔案數(shù)字化管理 

在滿足實(shí)驗(yàn)室管理體系對(duì)儀器設(shè)備檔案管理的要求的前提下,，檢驗(yàn)檢測(cè)實(shí)驗(yàn)室要充分利用現(xiàn)代技術(shù)改造傳統(tǒng)的檔案管理方式，可根據(jù)自身實(shí)際情況利用電子科技技術(shù),，開發(fā)建立儀器設(shè)備檔案數(shù)字信息數(shù)據(jù)庫,，包含儀器設(shè)備臺(tái)賬、維護(hù)計(jì)劃,、維護(hù)及維修記錄,、使用記錄、溯源等儀器設(shè)備檔案信息模塊,，完善儀器設(shè)備檔案管理系統(tǒng),，逐步實(shí)現(xiàn)儀器設(shè)備檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化,，從而提高檔案的利用率,，滿足使用者快捷地查詢各種設(shè)備儀器檔案資料的實(shí)際需要。