文 件 與 資 料 管 理 制 度
1. 為了加強(qiáng)對(duì)公司文件及資料以符合品質(zhì)系統(tǒng)要求,。
2. 本公司各部門所使用的及外來(lái)的文件與資料,、（文件與資料可為任何形式之媒體,，如硬件拷貝或電子媒體）,。
3. 規(guī)程類意指全公司品質(zhì)程序及行政管理規(guī)定效力于組織二個(gè)部門（含）以上,。
4．標(biāo)準(zhǔn)類意指規(guī)程類以下的文件，其效力限于其自身部門,，包括制品規(guī)格標(biāo)準(zhǔn),，材料規(guī)格，工程管理標(biāo)準(zhǔn),，制品標(biāo)準(zhǔn),、采購(gòu)標(biāo)準(zhǔn)，試驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn),，包裝標(biāo)準(zhǔn),，作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)（要點(diǎn)），限度樣板的管理辦法等,。
5．外來(lái)文件：意指標(biāo)準(zhǔn)（ISO9000,、GB、法規(guī),、CNS等）及顧客之技術(shù)資料與工作相關(guān)之參考書(shū)籍等,。
6．文件與資料管制流程圖,，如附件一。
7．文件書(shū)寫力求簡(jiǎn)潔扼要,，盡可能以圖表示,。文件書(shū)寫內(nèi)容一般包含目的、范圍,、定義,、正文、附則,、相關(guān)文件和添附表單等,。公司規(guī)程類封面如（A01-01-01），內(nèi)頁(yè)不作規(guī)定,；標(biāo)準(zhǔn)類文件無(wú)封面,，內(nèi)頁(yè)格式亦不作規(guī)定，但使用時(shí)格式要統(tǒng)一,。
8．正式文件原稿原則以計(jì)算機(jī)打印或不可擦筆書(shū)寫,，（僅指制圖表時(shí)），但如使用可擦試筆書(shū)寫時(shí),，須影印后當(dāng)成原稿再簽章,。
9．原則上禁止于文字間夾雜非普及之外文。
10．所有文件及資料必須進(jìn)行統(tǒng)一編號(hào)管理,。
11 文件制訂,、改訂、廢止均需填寫《申請(qǐng)書(shū)》,。
12 資料在作成時(shí)必須注記單位、作者,、日期,；發(fā)生前須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審查和批準(zhǔn)。
13 文件經(jīng)責(zé)任單位核準(zhǔn)后,，進(jìn)行編號(hào),，經(jīng)承認(rèn)文件，發(fā)行至各有關(guān)使用單位,。
14 品質(zhì)系統(tǒng)文件及管理系統(tǒng)文件均由品質(zhì)部門文管組負(fù)責(zé)收發(fā)并依“文件（修訂）簽收單”作受領(lǐng)確認(rèn)登記管理,。
15 文件生效日期為zui高主管承認(rèn)公布日起，但若須發(fā)時(shí)以發(fā)行日期起生效,。
16原則上規(guī)程類頒發(fā)對(duì)象及份數(shù)為相關(guān)單位主管各一份,，如需多發(fā)由該部門主管以口頭申請(qǐng)。如有組織變動(dòng)增減部門時(shí)應(yīng)由廠務(wù)部補(bǔ)發(fā)或收回,。
17舊文件于新文件發(fā)行后回收或不適用時(shí)召回,，對(duì)供貸商的文件（舊購(gòu)買標(biāo)準(zhǔn)與圖面等）由廠務(wù)部統(tǒng)一收回,，對(duì)委外加工的文件由廠務(wù)部收回。
18廠務(wù)部或責(zé)任者可直接使用原稿文件,，但如使用頻繁有損壞時(shí)須考慮使用發(fā)行版,。
19文件收發(fā)須依“文件（修訂）簽收單”作版次目錄登記。
20文件可用手寫訂正（如錯(cuò)別字等）,，然后由修改者簽章及標(biāo)注日期（影響原
意的修正需經(jīng)權(quán)責(zé)人員核準(zhǔn)）,。
21文件可采用撤頁(yè)更換修改，且：
1）由原權(quán)責(zé)人員審核承認(rèn),；
2）舊稿保留,；
3）版次不變更；
4）需填寫制定,，修改,，廢除申請(qǐng)書(shū)。
22 品質(zhì)手冊(cè)修正或變更依《品質(zhì)手冊(cè)規(guī)定》執(zhí)行,。
23 版次變更時(shí),，規(guī)程類應(yīng)在附則填記重要變更事項(xiàng)、標(biāo)準(zhǔn)類把重要變更事項(xiàng)記載于《標(biāo)準(zhǔn)類制,、改,、廢履歷表》內(nèi)。
24 《標(biāo)準(zhǔn)類制,、改,、廢履歷表》為原稿文件從屬體，不得分離,。但無(wú)需制修,，廢履歷表者，不在此限,。
25對(duì)修改處注記版次（例2為2版變更）或用斜體字打印或蓋變更章,。
26 若文件改訂只涉及立案部門、日期等而對(duì)正文無(wú)影響時(shí),，則可留等正文內(nèi)容有修訂時(shí)再一并提出修改,。
27 暫行文件管理
1）由立案單位撰寫，書(shū)面格式文字大小繁簡(jiǎn)等等,，均不予規(guī)定,，但原則上要求清晰可閱讀且不可用可擦拭筆書(shū)寫。
2）立案者必須規(guī)定有效日期,，并依4.4執(zhí)行審核與批準(zhǔn),。
3）暫訂文件如多單位需要使用，無(wú)須編號(hào)無(wú)須發(fā)行,，原稿影印本可于使用單位直接使用,；有效期限止即失效,。
4）暫訂文件必須用醒目的色筆標(biāo)明“暫行文件”字樣，且暫訂有效期內(nèi)其內(nèi)容可與相關(guān)資料內(nèi)容不同,。
28 外來(lái)文件管理
（1）外來(lái)文件實(shí)行統(tǒng)一編號(hào)及管理,。
（2）各單位接受到外來(lái)文件，均須交各單位文件管制責(zé)任人加以識(shí)別標(biāo)示,。
（3）若需使用時(shí)須口頭提出申請(qǐng),，各單位文件管制責(zé)任人按4.5執(zhí)行收發(fā)管理。
（4）參考書(shū)籍類如有別部門或個(gè)人查閱須辦理借閱手續(xù),。
29 參考文件管理,。
1）任何為法律和/或積累知識(shí)的目的所保留的任何已作廢的文件；均標(biāo)識(shí)“參考文件”字樣,。
2）原則上參考文件不與正式文件歸入同一卷宗,，如需同一卷須加以適當(dāng)標(biāo)注（如目錄內(nèi)備注）。
30文件保管：
1 ）文件保管原則上需用卷宗放置,，須印有部門編號(hào),，卷宗名稱及部別代號(hào)。所有卷宗保管文件之*頁(yè)均需為索引目錄,，以利查找,。
2）各部可視需要在卷宗上標(biāo)示“緊急抽出”字樣，以利突發(fā)狀況時(shí)之處理,。
3）保管文件用卷宗原則上以打孔式為標(biāo)準(zhǔn),，標(biāo)準(zhǔn)類以上文件不可用內(nèi)頁(yè)式卷宗，以防丟失,。
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