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識(shí)別真假詢盤的幾個(gè)高招,！-毫克儀器培訓(xùn)講義
作為外貿(mào)業(yè)務(wù)員，每天都會(huì)收到很多電子郵件（哦,，你每天只有一封,，那努力吧），那么你是如何管理和答復(fù)這些郵件的呢,？我的一些個(gè)人看法,，供參考:
如何識(shí)別真假詢盤：
你可能每天都會(huì)收到很多新的訊盤，特別是如果你做了網(wǎng)絡(luò)推廣的話,，但是其中有很多是無用或者虛假的訊盤,，如果是一個(gè)真的客戶，你沒有認(rèn)真答復(fù)可能會(huì)失去,，如果是國(guó)內(nèi)同行,，如果你發(fā)了詳細(xì)的資料或者報(bào)價(jià)，將會(huì)泄漏自己的信息,，特別是技術(shù)設(shè)計(jì)比較高的行業(yè),，泄漏信息是十分不好的。所以識(shí)別真假客戶是必要的,。如何識(shí)別他們,？
首先，查一下發(fā)件人的IP,，方法：右鍵單擊收到的郵件,，選擇屬性－詳細(xì)信息，在里面你會(huì)看到幾個(gè)IP地址,，然后查詢IP所屬的區(qū)域,，可以到ip.lk52.com這類的查，輸入IP地址就可以知道來自哪個(gè)地區(qū),；
其次,，如果你的有計(jì)數(shù)器，同時(shí)可以參考一下計(jì)數(shù)器里面的IP記錄,，看看是不是有這個(gè)IP瀏覽過你的,；一般來說用國(guó)外代理服務(wù)器上國(guó)內(nèi)工廠的比較困難，所以一般國(guó)內(nèi)的是用真實(shí)IP上你的,，發(fā)送郵件的時(shí)候可能會(huì)用代理服務(wù)器,。用計(jì)數(shù)器還有一個(gè)好處，就是可以知道瀏覽你網(wǎng)頁的是通過什么地方知道你的,，是點(diǎn)擊B2B上面的鏈接還是直接輸入你的地址,？如果是直接輸入地址，那就要想想他是怎么知道的,。
第三,，看看客戶發(fā)來郵件的時(shí)間，根據(jù)時(shí)差判斷客戶發(fā)送郵件的時(shí)間,，比如早上八九點(diǎn)從德國(guó)IP發(fā)送過來的郵件基本有問題,。
第四，看看客戶在郵件里面是否留了詳細(xì)的資料,，如果有,，詳細(xì)傳真地址等，一般比較可信，對(duì)于資料不全的,，可以問問他的資料,，猜測(cè)有問題的，可以發(fā)送傳真或者詢問一下,。打給客戶會(huì)讓客戶覺得你比較重視他,，哪怕只是說明一下收到了他的訊盤，有利無害,。
第五,，分析客戶訊盤的內(nèi)容，如果有具體的規(guī)格,，詳細(xì)的要求,，這類客戶比較有價(jià)值，如果只是籠統(tǒng)的要樣本價(jià)格單什么的,，比較沒什么意義,，至少短期沒什么價(jià)值。
對(duì)于使用YAHOO, HOTMAIL的訊盤,，多留心,。
如何撰寫一封規(guī)范的郵件：
1．使用統(tǒng)一的信紙，有公司的商標(biāo),，主要產(chǎn)品的圖片類別等等,，很方便就可以做一個(gè)，網(wǎng)絡(luò)下載的信紙不太適合商務(wù)使用,。
2．格式正確,，統(tǒng)一，郵件主題合理,，拼寫無誤,。所有發(fā)給客戶的郵件應(yīng)該采用統(tǒng)一的格式：
（1）郵件主題有公司名字等，比如公司名字是EXPORT,，行業(yè)是PLASTIC,，這封郵件的內(nèi)容是給一款產(chǎn)品報(bào)價(jià)，那么主題可以寫Export Plastic/quotation of item A. 這樣有一個(gè)好處,，可以方便客戶以及你自己以后查找給客戶的信息,，對(duì)于來往郵件很多的客戶，開始的時(shí)候我往往要花很多時(shí)間去查找以前的報(bào)價(jià)以及其它資料,，但是現(xiàn)在通過主題就很方便知道郵件大概內(nèi)容是什么,，節(jié)省很多時(shí)間。
（2）郵件正文兩端對(duì)齊：對(duì)于段落很多的郵件,，正文兩端對(duì)齊會(huì)顯得很整潔,。
（3）*封郵件寫上Mr.或者M(jìn)s.某某,，職位寫SALES MANAGER等，不管你是不是,，寫上沒關(guān)系,，你職位高客戶會(huì)覺得把他當(dāng)回事，有好處,。
（4）落款有公司標(biāo)識(shí)以及詳細(xì)資料
3．版面整潔,，在OE里面將撰寫郵件的字體,，字號(hào)（10－12號(hào)比較好）都設(shè)置好,，不要一會(huì)大字一會(huì)小字；也不要花花綠綠的,，特別是不要全篇都是大寫字母,，會(huì)增加閱讀的難度，讓人反感,。除非是對(duì)一些需要特別提醒客戶注意的地方,，可以用大寫，加粗,，特殊顏色等突出顯示,。
4．拼寫無誤，在每封郵件發(fā)出之前都應(yīng)該利用拼寫檢查工具檢查是否全部拼寫無誤
5．表述準(zhǔn)確,，能夠準(zhǔn)確表達(dá)我方的觀點(diǎn),，不要使客戶產(chǎn)生任何的歧義，盡量避免有歧義的單詞或者短語,，盡量避免使用俚語等,。
6．詳細(xì)，能夠提供給客戶非常詳細(xì)的資料,，回答他的問題,，并將他沒有問到的問題提出來。 有時(shí)候你提出的問題會(huì)讓客戶覺得你很細(xì)心,，很可靠而且非常專業(yè),。當(dāng)然，詳細(xì)并不是說一股腦的將所有東西都托盤而出,，應(yīng)該學(xué)會(huì)在適當(dāng)?shù)臅r(shí)候談適當(dāng)?shù)氖虑椤?/p>
7．有條理,，能夠讓客戶清楚地明白郵件內(nèi)容，談完一件事再談另外一件,，混在一起會(huì)讓人頭暈,。很多時(shí)候，用1,，2,，3，4等標(biāo)出來你要說的東西會(huì)非常有用，客戶很清楚就知道你要說或者問什么,。
8．方式多樣,，比如配合作圖說明，照片說明等,，往往很多事情用語言很難說清楚,，但是如果給一張圖紙，或者一幅照片,，那就一目了然了,。比如你說你如何玉樹臨風(fēng)，說再多什么用,，來張PP不就明白了,？
9．及時(shí)，做到當(dāng)天郵件當(dāng)天答復(fù),，在收到郵件后應(yīng)該馬上整理出自己不能解決的技術(shù)問題,，及時(shí)提供給技術(shù)部門或者供應(yīng)商，要求他們?cè)谑裁磿r(shí)候給予詳細(xì)答復(fù),。養(yǎng)成一個(gè)好習(xí)慣,，在早上收到郵件后，整理出哪些需要詢問技術(shù)人員或者供應(yīng)商的,，將問題給他們后,，再來回復(fù)能夠回復(fù)的郵件。如果不能當(dāng)天答復(fù),，給客戶一個(gè)說明,，為什么答復(fù)不了，并承諾一個(gè)明確的時(shí)間,。
10．適時(shí)跟蹤,，一般客戶都是同時(shí)詢問很多的供應(yīng)商，所以要適時(shí)提醒他你把他放在心里,，并讓他知道你在等待,。比如公司有了什么技術(shù)改進(jìn)或者新的產(chǎn)品開發(fā)，可以發(fā)送給很多客戶,，或許機(jī)會(huì)就在那里,。
11．學(xué)會(huì)維護(hù)和客戶的關(guān)系，這個(gè)是zui難的一點(diǎn),，同時(shí)也是zui重要的,，需要自己體會(huì)。坦誠(chéng)對(duì)人,，不要欺騙,，基本的一點(diǎn),。適當(dāng)?shù)墓ЬS也很有用。
如何保存郵件：
基本我們用OE的比較多,，郵件多了,，往往找什么找很久，另外或許一次重裝電腦,，什么都沒有了,。所以，學(xué)會(huì)管理郵件,。
1．在OE里面,，默認(rèn)的郵件文件夾地址在系統(tǒng)盤，遇到重裝電腦的時(shí)候很容易丟,，所以可以更改到非系統(tǒng)盤,，點(diǎn)擊工具－選項(xiàng)－維護(hù)－存儲(chǔ)文件夾,，將文件夾更改到非系統(tǒng)盤,。
2. 在OE里面，按照客戶姓名或者地區(qū)等,，新建文件夾,，將相關(guān)的郵件存儲(chǔ)到相關(guān)的文件夾里面。比如建立一個(gè)以客戶姓名命名的文件夾,，將他發(fā)送過來的郵件全部存在他的文件夾里面,。
3．重要客戶的重要郵件，應(yīng)該及時(shí)保存到安全的地方,，單封郵件用另存為即可,，如果多封郵件，可以全部選中,，按照附件轉(zhuǎn)發(fā),，存儲(chǔ)新的郵件即可，你要保存的信息都在附件里面,。
4．對(duì)于一些格式化或者可以適用于不同客戶的信息,，可以單獨(dú)保存。比如公司的介紹,。還有比如你給了一個(gè)客戶一個(gè)SOLUTION,，或許以后還有其它客戶詢問相同或者相關(guān)的東西，如果你保存好了,，可以馬上COPY過來,，不用冥思苦想到底我當(dāng)時(shí)是發(fā)給了哪個(gè)客戶了呢，要花費(fèi)很多的時(shí)間去查找或者重新做,。
5．定期將客戶郵件內(nèi)容整理出來,，用一個(gè)EXCEL表格統(tǒng)計(jì)發(fā)給一個(gè)客戶的信息,，哪天發(fā)了什么東西，報(bào)了什么價(jià)格,，一目了然,。重要客戶的信息可以打印保存，zui安全,。
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